AHBAP DERNEĞİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİNE İLİŞKİN

AYDINLATMA METNİ & KVK POLİTİKASI

GİRİŞ

AMAÇ  :

AHBAP DERNEĞİ (AHBAP olarak anılacaktır) olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyeti göstermekteyiz. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK veya Kanun olarak anılacaktır) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiş olup; işbu Ahbap Derneği Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni ile Ahbap Derneği ve Ahbap Derneği’ne bağlı, tüzel kişiliği bulunmayan Ahbap Platformu tarafından kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesi, uyulacak prensiplerin belirlenmesi ve kişisel verileri işlenen veri sahiplerinin her açıdan aydınlatılmasını amaçlamaktadır. 

Bu bilinç ile Ahbap bünyesinde kodlanacak/işlenecek Ahbap Platformu Gönüllüleri/Gönüllü adayları yani Ahbaplar ve Aday Ahbaplar, bağışçı, bursiyer, ihtiyaç sahibi, site üyeleri, Ahbap Market kullanıcıları ve ayrım yapılmaksızın tüm başvurucular ve üyeler bakımından kişilere ait özel ve genel nitelikli kişisel verilerin kanuna ve bu kanuna bağlı yürürlüğe konulan ve/veya konulacak ikincil düzenlemelere ve bağlayıcı nitelikteki Kişisel Verileri Koruma Kurul’u tarafından alınmış ve/veya alınacak kararlara uygun olarak işlenmesine, muhafaza edilmesine ve kanuna uygun oluşturulan imha politikasına uygun olarak imha edilmesine büyük önem vermekteyiz. 

Kanunun ve tüm ikincil mevzuatın belirlemiş olduğu ilkeler doğrultusunda “Veri Sorumlusu” sıfatı ile, kişisel verilerinizin işbu aydınlatma metninde belirlenen şekilde ve şartlarda işleneceğini, bu bağlamda Ahbap Derneği ve bu dernek içinde ilgili mevzuata uygun kurulmuş oluşumların kanun kapsamındaki tüm kişisel veri işleme faaliyetlerini yürüttüğünü tarafınıza bildiririz. Tüm kişisel verileriniz işbu aydınlatma metninde belirtilen şartlarda ve ilgili mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlenmektedir. 

İşbu belgede yer alan “kişisel veri” kavramı, özel nitelikli kişisel veriyi de kapsayacak şekilde kullanılmıştır. Sizden başvuru ve/veya kayıt esnasında talep edilen bilgilerin dışında bize ilettiğiniz bilgi ve belgelere ilişkin KVKK ve sair mevzuat kapsamında herhangi bir sorumluluğumuz olmayacağını belirtmek isteriz.

VERİ SORUMLUSUNUN BİLGİLERİ

Kanun uyarınca Dernekler Sicilinde kayıtlı, “Levent Mah. Krizantem Sok. No:40 BEŞİKTAŞ/İSTANBUL” adresinde mukim AHBAP DERNEĞİ veri sorumlusudur.

Ahbap Derneği tüzel kişiliği altında kurulmuş olan Ahbap Platformu ve Ahbap Derneği İktisadi İşletmesi de dahil olmak üzere kurulacak tüm tüzel kişiliği bulunan ve/veya bulunmayan oluşum bakımından veri sorumlusu Ahbap Derneği’dir. 

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ POLİTİKASI

VERİ İLGİLİLERİ: 

KİMLERİN KİŞİSEL VERİSİNİ İŞLİYORUZ? 

Bu politika uyarınca Ahbap, kişilerin otomatik olan ve/veya olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir. İşbu politika ile kişisel verileri işlenebilecek olan kişiler sınırlı olmamak kaydıyla aşağıda sayılmış olup, kişilerin Ahbap ile iletişime geçerek yahut herhangi bir yol ile iletmiş bulundukları kişisel verilerin işlenmesine ilişkin tüm haklar saklıdır. 

1. Ahbap Derneği Üyeleri
2. Ahbap Platformu Gönüllüleri / Gönüllü Adayları
3. Ahbap Resmi İnternet Sitesi/Siteleri Üyeleri
4. Ahbap İktisadi İşletmesi Ahbap Market Sitesi Kullanıcıları ve Üyeleri,
5. Ahbap’a Ait Her Türlü Kanaldan Başvuru Yapan İhtiyaç Sahipleri
6. Bursiyerler 
7. Bağışçılar 
8. Yasal/yasal olmayan yollarla verisini Ahbap ile paylaşanlar dahil olmak üzere tüm ilgili gerçek kişiler

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER: 

HANGİ KİŞİSEL VERİLERİ İŞLİYORUZ?

1. Kimlik Bilgileri (Ad, Soyadı, T.C. Kimlik No, Doğum Tarihi, Doğum Yeri)
2. İletişim Bilgileri (Telefon, E-Mail Adresi, Sosyal Medya Kullanıcı Adları vb.)
3. Adres Bilgileri (Ev Adresi, İş Adresi vb.) 
4. Eğitim, İş ve Profesyonel Yaşama İlişkin Bilgiler (Eğitim Durumu ve Mezuniyet Bilgisi, Meslek, Çalışma Durumu)
5. Kişisel Bilgiler (Medeni Hal, Çocuk Bilgisi, Vasi ise İlgili Bilgiler vb.)
6. Banka Bilgileri (Bursiyerler bakımından bursun gönderilmesi, Bağışçılar bakımından bağışların alınmasına ilişkin, İhtiyaç sahiplerinin gerekmesi halinde banka bilgileri vb.)
7. Gelir Durumuna İlişkin Belgeler (Yardım talebinde bulunan başvurucular bakımından: Gelir Belgesi, Fakirlik Belgesi, SGK Döküm kayıtları, Vergi Levhası vb.)
8.  Sağlık Belgeleri (Sağlık Yardımı Talebinde bulunan başvurucular bakımından; reçete, medikal ihtiyaç gösterir resmî belge, doktor ve hastane raporları vb.) 
9. Ses ve görüntü kaydı

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ:

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ NEDİR VE BUNLARI NASIL İŞLİYORUZ?

Hassasiyet arz eden kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle Kanun kapsamında özel önem atfedilmiştir. Bu “özel nitelikli” kişisel veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. 

Özel nitelikli kişisel veriler, derneğimiz tarafından, işbu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak ve KVK Kurulu’nun belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenmektedir. İlgili kanun hükümlerine göre özel nitelikli kişisel veriler ancak veri ilgilisinin açık rızası ile işlenebilir. Ancak diğer yasal mevzuatlarda hüküm bulunması halinde veri ilgilisinin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir. Bu bakımdan tüm yasal haklarımız saklıdır. 

VERİ İŞLEME AMACI: 

VERİLERİNİZİ HANGİ AMAÇLA İŞLİYORUZ?

Kişisel verileriniz Ahbap tarafından aşağıda belirtilen amaçlarla işlenmektedir;

1. Dernekler Kanunu ve ilgili her türlü mevzuata uygun olarak verilerinizin kaydını sağlamak,
2. Ahbap Derneği Tüzüğü ile tanımlanan amaçlar doğrultusunda faaliyetlerimizi yürütmek,
3. Katılım, e-bülten, etkinliklerden yararlanma gibi olanaklar sağlamak ve tarafınızın kullanımına sunmak için gerekli her türlü işlemi yerine getirmek,
4. Ahbap Platformu Gönüllüleri ve/veya Gönüllü Adaylarının kayıtlarını tutmak, iletişim sağlayabilmek, 
5. Ahbap Market bünyesindeki e-ticaret hizmeti faaliyetlerin planlanması ve yönetilmesi,
6. Başvuruda bulunan ihtiyaç sahiplerine destek sağlayabilmek buna ilişkin tüm süreçleri yönetmek, 
7. Burs başvurusunda bulunan öğrencilere burs temini yapmak ve buna ilişkin tüm süreçleri yönetmek,
8. Bağışçıların bilgileri bakımından; iletişimin sağlanması ile tüm yasal yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, bağış sebebiyle teşekkür edebilme amacı,
9. Organizasyon yapabilmek,
10. Projeler kapsamında ilgili ihtiyaç sahipleri ile iletişime geçilmesi, 
11. Yapılacak yeni projeler ve iş birlikleri amacıyla bilgilendirme yapılması, 
12. Tedarikçiler ve diğer üçüncü kişiler ile olan ilişkilerin yürütülmesi,
13. Risk yönetimi ve kalite geliştirme çalışmalarının planlanması ve yerine getirilmesi,
14. Sponsorluk süreçlerinin takibi ve yürütülmesi,
15. Tarafınızın kullanıcı adı ve şifresini kullanarak giriş yaptığı mecralarda yer alan kişisel verileriniz,
16. Uygulama/aplikasyon yönetmek,
17. Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak amaçlarıyla,
18. KVKK’da belirtilen tüm diğer amaçlarla.

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME POLİTİKASI: 

KİŞİSEL VERİLERİNİZİ NASIL İŞLİYORUZ?

Kişisel verileriniz; Ahbap tarafından e-posta, telefon, internet sitesi ve/veya kâğıt ortamında tutulan formlar gibi vasıtalarla otomatik ve/veya otomatik olmayan yöntemlerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanmaktadır. 

Bu kapsamda tüm genel nitelikli ve özel nitelikli kişisel verileriniz Kanun’un 5. maddesinin 2/d-e-f bentleri uyarınca ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması ve ilgili kişinin temel hak ve hürriyetlerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayalı olarak işlenmektedir.

Ahbap resmi internet sitesi üzerinden ve/veya fiziki olarak sunulmamış belgeler bakımından; mail ve tüm diğer online iletişim kanallarından veri ilgilisi tarafından gönderilen kişisel veriler bakımından Ahbap’ın sorumluluğu bulunmadığı gibi, bu hallerde veri sağlayıcılarının Türkiye’de bulunmaması halinde yurt dışına yaşanabilecek aktarımlardan Ahbap sorumlu tutulamayacaktır. 

KİŞİSEL VERİLERE ERİŞİMİ OLANLAR: 

KİŞİSEL VERİLERİNİZE KİMLER ERİŞEBİLİR?

DERNEK & PLATFORM İÇİNDEN;

1. Ahbap Derneği Yönetim Kurulu Üyeleri
2. Ahbap Platformu Genel Koordinatörlüğü
3. Ahbap Platformu İlgili Kurul Başkanları ve Üyeleri
4. Ahbap Platformu Şehir Kurulları ve Üyeleri
5. Ahbap Derneği & İktisadi İşletmesi Çalışanları 

DERNEK & PLATFORM DIŞINDA; 

1. Dernek Danışmanlık Şirketi
2. Dernek Yazılımı ile İlgili Çalışan Şirket Çalışanları 
3. Dernek Hukuki Danışmanlık Ofisi & Dernek Anlaşmalı Avukatı
4. Dernek Muhasebe Danışmanlığı & Dernek Anlaşmalı SMM’si

KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI: 

KİŞİSEL VERİLERİNİZİ KİME VE HANGİ SEBEPLERLE AKTARIYORUZ? 

KİŞİSEL VERİLERİN YURTİÇİNDE AKTARIMI

AHBAP olarak, kişisel verilerin aktarılması konusunda KVKK’da öngörülen düzenlemelere ve KVK Kurulu tarafından alınan kararlara uygun bir şekilde hareket etmekteyiz. Mevzuatta yer alan hukuka uygunluk nedenleri saklı kalmak kaydıyla, kişisel veriler ve özel nitelikli veriler ilgili kişinin açık rızası olmadan üçüncü kişilere aktarılmaz. 

AHBAP TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER

Kişisel veriler işbu Politika’da belirtilen kurallar kapsamında aşağıda listelenen kişi kategorilerine aktarılabilir:

1. Ahbap Yetkilileri,
2. Ahbap İş Ortakları,
3. Ahbap Tedarikçileri,
4. Ahbap İktisadi İşletmesi İlgilileri,
5. İlgili Bağışçılar,
6. Proje Kapsamında Ahbap İş Birlikçileri,
7. Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları,
8. Hukuken Yetkili Özel Hukuk Gerçek/Tüzel Kişileri
9. Herhalde kanunun uygun gördüğü hallerde aktarılabilecek 3. Kişiler ve kurumlar.

KİŞİSEL VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARIMI

Kişisel veriler kural olarak ilgili kişinin açık rızası olmaksızın yurtdışına aktarılamaz. Ancak, işbu Politika’da yer alan hukuka uygunluk nedenlerinden birisinin varlığı halinde, yurtdışında bulunan üçüncü kişilerin:

1. KVK Kurulu’nun ilan ettiği yeterli korumanın olduğu ülkelerde bulunması veya
2. Yeterli korumanın olmadığı ülkelerde yer alması halinde Türkiye’de ve söz konusu yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve KVK Kurulu’nun izninin bulunması koşuluyla kişisel veriler açık rıza olmaksızın yurtdışına aktarılabilir. 

Yukarıda sayılı hallerden birinin bulunmaması halinde kişilerin açık rızalarına başvurularak kişisel veriler yurt dışına aktarılabilecektir. Ancak e-mail ve/veya çeşitli online platformlar vasıtası ile gönderilen kişisel verilerin Ahbap’ın kontrolünde olmaması ve anılan kanalların yer sağlayıcılarının yurt dışında olmasından doğan durumlardan Ahbap’ın sorumluluğundan bahsedilemeyecektir. 

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI 

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRESİ

KİŞİSEL VERİLERİNİZİ NE KADAR SÜREYLE İŞLİYORUZ/SAKLIYORUZ?

AHBAP olarak, kişisel verilerinizi işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili/derneğimizin tabi olduğu tüm sair yasal mevzuatta öngörülen asgari süre kadar muhafaza etmeyiz. Bu kapsamda, derneğimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. 

Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir. 

KİŞİSEL VERİLERİN MUHAFAZASI:

KİŞİSEL VERİLERİNİZİ NE ŞEKİLDE SAKLIYORUZ?

Kişisel verilerinizin otomatik işlenen veriler olması halinde: 

Ahbap’a ait veri sunucusunda ve veri tabanında saklanmaktadır. 

Kişisel verilerinizin otomatik yollarla işlenen veriler olmaması / fiziki olarak işlenmesi halinde: 

Ahbap’a ait dernek merkezinde özel olarak hazırlanmış bölmelerde saklanmaktır. Bunun yanı sıra özel nitelikli verilerinizin saklanması amacıyla ayrı ve yüksek güvenlikli bir alan ayrılmıştır. Fiziki evrakların büyük çoğunluğu ayrıca taranarak yine Ahbap’a ait veri sunucusunda güvenle saklanmakta ve muhafaza edilmektedir. 

KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ:

KİŞİSEL VERİLERİNİZİ KORUMAK İÇİN NASIL TEDBİRLER ALIYORUZ?

AHBAP olarak, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, korunacak verinin niteliğine göre gerekli tedbirlerini almaktayız. Bu kapsamda derneğimiz bünyesinde çalışan Bil-Tek Kurulumuz ve hukuk ekibimiz Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak gerekli güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik ve idari tedbirleri almakta, denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. 

Ayrıca kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından da özenle uygulanmakta ve gerekli denetimler sağlanmaktadır.

Ahbap, kişisel veri barındıran bilişim sistemlerinin, KVKK md.12’ye uygun olarak kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, hukuka aykırı erişilmelerini engellemek, muhafazalarını sağlamak amacıyla firewall, çift aşamalı şifre, yazılımsal sistemler ve fiziksel güvenlik önlemleri gibi uygun ve gerekli tedbirleri almakta, kişisel verilerin üçüncü kişilerce hukuka aykırı işlenmesine engel olmaktayız. Kişisel verilerin yasal olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde KVKK md. 12’de belirtilen bildirim Ahbap tarafından yasal düzenlemelere uygun şekilde gerçekleştirilecektir.         

İMHA POLİTİKASI

İmha Politikası, Kanun’un ve ikincil yasal mevzuatın öngörmüş olduğu şekillerde işletilmekte ve kişisel verileriniz yasal olarak belirlenmiş olan hallere uygun olarak imha edilmektedir. Özetle belirtmek gerekirse; otomatik olarak işlenen ve fiziksel olarak elde bulunmayan veriler bakımından yazılımsal yollarla imha edilmekte, otomatik olmayan yollarla işlenmiş ve fiziksel olarak elde bulunan veriler ise yakılarak imha edilmektedir. 

VERİ İLGİLİLERİNİN HAKLARI VE BAŞVURU YOLLARI

VERİ İLGİLİSİNİN HAKLARI:

HAKLARINIZ NEDİR?         

Veri ilgilileri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
6. Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
8. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

BAŞVURU YOLLARI

HAKLARINIZI NASIL KULLANABİLİRSİNİZ?

Yukarıda sayılan ve kanundan doğan haklarınızı diğer kullanmak amacıyla başvurularınızı aşağıda yer alan Ahbap KVK Başvuru Formu’nu doldurarak ve Form içerisinde yer alan yöntemlerden biri ile derneğimize başvuruda bulunabilirsiniz; https://cdn.ahbap.org/public-contents/kvkk.docx

Formu doldurmanız akabinde aşağıdaki yollardan birini seçmeniz ve bu yolla başvuru formunuzu bizlere iletmeniz gerekmektedir:

Bu amaçlarla yaptığınız başvurunun ek bir maliyet gerektirmesi durumunda, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından çıkarılan Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ ile belirlenen ücreti ödemeniz söz konusu olacaktır. Başvurunuza yazılı cevap verilmesi halinde ilk 10 (on) sayfaya kadar ücret alınmayacak, 10 (on) sayfanın üzerindeki her sayfa için Kişisel Verileri Koruma Kurulunca öngörülen işlem ücretini alarak yanıtlandıracaktır. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde Ahbap tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemeyecektir.

Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren başvuruda; talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda noter tarafından tasdiklenmiş özel vekâletnamenizi ibraz etmeniz gerekecektir.

Başvurularınızda, ad-soyadı, imza, T.C. kimlik numarası, ikamet veya işyeri adresi, e-posta adresi, telefon ve faks numarası, talep konusu unsurlarının bulunması “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca zorunludur. Söz konusu unsurları barındırmayan başvurular AHBAP tarafından reddedilecektir.

Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırılacaktır.

YÜRÜRLÜK VE DEĞİŞİKLİK

Ahbap tarafından düzenlenen aydınlatma metni kanunun ilk olarak kanun tarafından verilen yasal süre içinde resmi internet sitesinde yayınlanmış olup, işbu aydınlatma metni 09/03/2021 tarihinde yenilenerek Ahbap’a ait resmi internet sitesinde kamuoyuna duyurulmuştur. 

Ahbap, yasal düzenlemelere ve değişen/gelişen koşullara paralel olarak aydınlatma metninde ve tüm KVK politikalarında değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Güncellenen metin yayın tarihi itibariyle derhal geçerlilik kazanacaktır.